Smart Working: come permettere ai propri dipendenti di lavorare da casa mantenendo i dati al sicuro

Il lavoro in smart working sta acquisendo un’importanza sempre maggiore per le aziende. Com’è noto, il dilagare della pandemia da Coronavirus nel 2020 ha impresso una notevole accelerazione al fenomeno – che pure era già in atto – e nel corso degli ultimi due anni le imprese hanno potuto constatare che quella che si presentava come la conseguenza di un’emergenza (il lavoro da remoto) può essere in realtà considerata un’opportunità da sfruttare, da trasformare in un modello operativo standard per il futuro.

Va, però, sottolineato che lo smart working rappresenta una modalità di lavoro che presuppone specifiche attenzioni dal punto di vista della sicurezza informatica: il che si traduce da un lato (per i dirigenti) nella necessità di preservare l’azienda con validi accorgimenti e strumenti per la sicurezza informatica, dall’altro (per collaboratori e dipendenti) nella responsabilità di mettere in atto le adeguate best practices per preservare la sicurezza di dati, materiali e documenti aziendali.

Ma che cos’è lo smart working, nello specifico? Le modalità di fruizione del cosiddetto “lavoro agile” possono variare da un’azienda all’altra; come suggerisce l’espressione stessa, comunque, il significato di “smart working” è quello di “lavoro flessibile”, “intelligente”. A questa definizione generale, solitamente si fa riferimento sottolineando la possibilità per le aziende di continuare a gestire le proprie attività fornendo ai dipendenti – o a parte di essi – gli strumenti adeguati per operare da remoto (tipicamente da casa, ma anche in altri luoghi), senza che si debbano recare in ufficio.

Va da sé: oltre a tale aspetto, occorre tener presente che tutta l’organizzazione del lavoro dovrà essere strutturata in modo “smart”, ossia garantendo che gli scambi e i flussi possano avvenire in maniera performante, anche se le risorse non si trovano fisicamente nello stesso luogo (ma ciò ha più a che fare con esigenze di management). In questa prospettiva si inserisce anche il discorso, molto più complesso, della necessità di mantenere intatte la coesione, gli obiettivi e l’identità stessa dell’azienda.

Per le imprese, comunque, i vantaggi che derivano dallo smart working per privati sono evidenti: nel caso in cui esso venga implementato con cura, infatti, rende i lavoratori più efficienti e produttivi. Uno studio dell’Osservatorio Politecnico di Milano ha, infatti, messo in luce che una giornata di lavoro da remoto fa risparmiare al dipendente in media 74 minuti, tempo che, altrimenti, sarebbe speso per raggiungere l’ufficio: l’equivalente di 7 giorni di attività all’anno, con un risparmio pari a 17 euro al giorno. Inoltre, per le aziende è possibile abbattere costi fissi quali, ad esempio, quelli per l’affitto di locali adibiti ad ufficio e per le relative utenze.

Come nasce lo smart working

All’inizio della pandemia, la gestione dello smart working è stata di tipo più marcatamente emergenziale, con le aziende che in tutta fretta si sono dovute attrezzare per mettere a disposizione di collaboratori e dipendenti gli strumenti necessari per lavorare da casa senza, così, dover interrompere il flusso di lavoro a causa del lockdown.

Cerchiamo, ora, di capire in che modo lo smart working abbia influenzato la sicurezza informatica: e cioè, in buona sostanza, come permettere ai propri dipendenti di fare smart working in modo sicuro.

Quali misure di sicurezza informatica deve adottare un’azienda per gestire il lavoro da remoto in modo sicuro

Superata la fase iniziale di emergenza (e urgenza), le aziende hanno iniziato a considerare nello specifico come conciliare smart working e sicurezza informatica. La minaccia rappresentata, ad esempio, dai ransomware è sempre presente – come riportato nel Global Cybersecurity Outlook del World Economic Forum a gennaio 2022 – e l’80% dei “cyber leaders” mondiali ha sottolineato che questo tipo di attacchi continua ad oggi ad essere la minaccia più tangibile, per fronteggiare la quale occorre adottare misure di prevenzione davvero importanti.

Tornando allo smart working, la navigazione su siti poco affidabili, per esempio, può esporre i dispositivi dei lavoratori a rischi di hackeraggio. È quindi altrettanto importante istruire i dipendenti sulle modalità di comunicazione da remoto e sulle buone pratiche da adottare per la condivisione dei file. La protezione dei dati deve essere gestita in maniera prioritaria; in caso contrario, si possono presentare rischi evidenti non solo dal punto di vista economico, ma anche in termini di reputazione del marchio.

Sicurezza informatica in smart working: cosa devono fare le aziende

Innanzitutto, si presuppone che le aziende mettano a disposizione dei dipendenti tutto l’occorrente per la sicurezza: per esempio, un pc aziendale per lavorare da remoto, ma anche una rete VPN (Virtual Private Network) protetta e soprattutto software ad hoc per il trasferimento e la condivisione dei file secondo specifici standard di sicurezza.

Anche l’invio di messaggi di posta elettronica implica il ricorso a un apposito sistema di cifratura. L’uso di applicativi aziendali è indispensabile per evitare che i lavoratori, magari per ingenuità, usino strumenti non adeguati (per esempio le chat su Whatsapp) per informazioni che contengono dati sensibili. Insomma, il modello BYOD (Bring Your Own Device), che poteva essere valido all’inizio della pandemia, oggi non è più accettabile: occorre ridurre il più possibile la superficie di attacco.

Le misure di sicurezza che deve adottare il lavoratore da remoto

Per uno smart working sicuro, i lavoratori che operano da remoto sono tenuti a seguire una serie di misure di sicurezza indispensabili per la prevenzione dei rischi e la sicurezza informatica.

La gestione delle password è il primo aspetto da tenere in considerazione a questo scopo: è importante, quindi, scegliere password robuste, con un grado elevato di complessità, custodirle con attenzione – attraverso appositi strumenti, quali software e app che le aziende possono mettere a disposizione dei lavoratori, ad esempio Secure Password di Boolebox – e cambiarle con regolarità.

Fra le misure di sicurezza informatica che devono essere adottate, poi, c’è l’utilizzo di client di posta affidabili. A tal proposito, occorre la massima cautela in relazione agli allegati che si scaricano. Capire come lavorare da remoto senza mettere a rischio la sicurezza dei dati aziendali può essere complicato all’inizio per i dipendenti: ma questa è una sfida che gli imprenditori devono essere pronti a cogliere, per esempio adottando strumenti che permettano una efficace data governance, limitando così la possibilità di errori umani.

Una particolare attenzione, inoltre, deve essere riservata ai siti che i dipendenti consultano: è indispensabile navigare unicamente su siti sicuri e attendibili. Se è vero che per le aziende la sicurezza informatica rappresenta un aspetto sempre delicato, ecco che i dipendenti devono essere informati sia sui rischi dello smart working, sia sulle precauzioni che è necessario adottare per prevenirli e contrastarli: si tratta, dunque, di insegnare agli smart workers come lavorare sul pc da remoto in totale sicurezza.

Come prevenire i rischi: le soluzioni per lo smart working efficace

A tal proposito, boolebox mette a disposizione delle aziende un ampio assortimento di tecnologie per lo smart working che contribuiscono ad incrementare la sicurezza informatica.

• Secure File Manager, per esempio, è un software cloud per smart working concepito per garantire la massima sicurezza nella condivisione dei file, con l’accesso a un ambiento protetto in cui i documenti possono essere caricati, condivisi e modificati.
• Fra gli strumenti per lo smart working di boolebox c’è anche Secure E-mail, una web app che assicura la massima protezione dei messaggi di posta elettronica; vari template disponibili permettono di selezionare il livello di protezione, con la cifratura delle mail e degli allegati.
• Ancora, Secure Password va annoverata fra le soluzioni per lo smart working più efficaci: si tratta di un generatore di password sicure che permette di salvare e cifrare all’interno di una “cassaforte” non solo le chiavi di accesso, ma anche altre informazioni sensibili, con le relative copie digitali.
• Infine, Secure Transfer permette di trasferire dal computer file cifrati di qualunque dimensione in maniera rapida e con i più alti standard di sicurezza. Il servizio di auditing nativo di Boolebox offre anche l’opportunità di tenere traccia delle operazioni eseguite sui file inviati.

Se vuoi proteggere la tua azienda mettendo in condizione i tuoi dipendenti di lavorare in smart working in maniera sicura, contatta Boolebox per conoscere tutte le informazioni utili e le caratteristiche dei prodotti necessari per la sicurezza informatica nel lavoro da remoto.