Cosa sono le Virtual Data Room (VDR) e come possono aiutare le aziende nella gestione dei dati sensibili?

Le Virtual Data Room (VDR) sono ambienti di lavoro digitali sicuri e protetti, utilizzati principalmente per lo scambio di dati e documenti sensibili durante operazioni di due diligence, fusioni e acquisizioni, finanziamenti e altre transazioni commerciali. Sono una soluzione validissima, in ogni caso, per qualsiasi azienda che abbia necessità di scambiare documenti riservati con dipendenti, collaboratori o clienti.

In questo articolo spiegheremo nel dettaglio come funzionano le VDR e quali sono le soluzioni più efficaci da adottare in base alle esigenze di piccole, medie o grandi aziende.

Cosa sono e come nascono le Virtual Data Room?

Le Virtual Data Room sono l’evoluzione digitale (virtuale, appunto) della Data Room fisica. Una DR è una vera e propria stanza, costantemente sorvegliata e vigilata, che viene utilizzata principalmente in operazioni di due diligence, ad esempio per lo scambio di informazioni confidenziali tra venditori e ipotetici acquirenti in caso di vendita o cessione di un’azienda o di un ramo specifico. A seguito della digitalizzazione dei processi aziendali, tuttavia, anche queste operazioni delicate vengono ormai svolte virtualmente. Ecco quindi che è nata la necessità di creare le VDR – Virtual Data Room, ambienti virtuali protetti che garantiscono sicurezza e confidenzialità.

Le VDR sono molto più comode e semplici rispetto al loro equivalente fisico e possono essere utilizzate non solo nelle operazioni di due diligence ma in tutti i casi in cui sia fondamentale mantenere riserbo e segretezza rispetto ad informazioni e dati condivisi tra aziende o gruppi di lavoro. Una Virtual Data Room è perfetta, ad esempio, nella gestione delle collaborazioni esterne su progetti in cui sia poi necessario proteggere brevetti e garantire la tutela della proprietà intellettuale.

Per questo motivo le Virtual Data Room sono utilizzate in molti settori, dal finanziario al farmaceutico, dal legale al settore energetico. Sono particolarmente utili in situazioni in cui è necessario condividere documenti sensibili con un gran numero di persone, quindi per avvocati e investitori ma anche aziende che abbiano a che fare con tanti clienti e fornitori.

Come funzionano le VDR?

Le VDR sono di fatto ambienti cloud, accessibili da qualsiasi dispositivo ma solo agli utenti autorizzati. Sono generalmente dotate di sistemi di crittografia che consentono di condividere documenti in modo sicuro, evitando il rischio di perdite o violazioni della sicurezza dei dati. Inoltre, le VDR offrono spesso una serie di funzionalità avanzate per la gestione dei documenti, come ad esempio la possibilità di:

• tracciare le modifiche ai file;
• tenere traccia dei download e di eventuali altre azioni effettuate all’interno della stanza virtuale;
• tracciare il tempo di permanenza di ciascun utente all’interno della VDR;
• impostare permessi di accesso granulari.

Le VDR consentono agli amministratori un controllo pressoché totale e – in caso di comportamenti anomali – permettono di revocare immediatamente i privilegi ed evitare fughe o perdite di dati.

Inoltre, le VDR possono aiutare le aziende a soddisfare i requisiti di conformità normativa, come il GDPR, che stabiliscono standard rigorosi per la protezione dei dati.

Quali soluzioni VDR adottare?

In base alle necessità specifiche, è possibile scegliere di adottare soluzioni VDR più o meno complesse. Gli aspetti importanti da valutare sono:

• il grado di granularità e differenziazione necessario nella concessione di accessi/permessi;
• la facilità di utilizzo rispetto alle competenze informatiche degli utenti che dovranno utilizzarla;
• la possibilità di gestire file di diversi formati/dimensioni in base alle specifiche necessità (un avvocato avrà probabilmente necessità di condividere principalmente documenti scritti, un architetto o un medico potrebbe invece dover condividere immagini in alta definizione, video e altri file specifici).

La nostra VDR viene configurata utilizzando tre soluzioni Boolebox, il Secure File Manager, il Secure Email e il File Encryptor per Windows. Il Secure File Manager, in particolare, è un’applicazione per la condivisione dei dati, accessibile da qualsiasi dispositivo, che sfrutta la cifratura di livello militare di Boolebox e consente di caricare, organizzare, modificare e condividere documenti in modo sicuro e protetto. Si tratta sicuramente della soluzione migliore per medie e grandi aziende, che necessitano di una piattaforma ad hoc con grandissime possibilità di intervento in termini di classificazione e controllo delle attività.

Come funziona la nostra VDR tramite Secure File Manager

Un’alternativa per adottare soluzioni VDR anche se hai una piccola azienda

Per aziende più contenute, che già utilizzano altri strumenti esterni per la condivisione dei dati (come OneDrive, le cartelle di rete di Windows, Sharepoint e altri) abbiamo invece sviluppato soluzioni di crittografia per rendere questi strumenti sicuri e sfruttabili anche per la gestione di informazioni sensibili e confidenziali, come il File Encryptor per One Drive & SharePoint.

I Vantaggi della Virtual Data Room Boolebox

I vantaggi della nostra soluzione VDR si possono riassumere in:

Garanzia di sicurezza avanzata

1. Crittografia end to end;
2. Controlli granulari sui permessi di accesso;
3. Doppia autenticazione e/o impronta digitale;
4. Chiavi di cifratura personali;
5. Protezione data at rest e in transit;
6. Protezione dallo screenshot.

Facilità di utilizzo

• Interfaccia intuitiva;
• Caricamento dei documenti tramite drag&drop;
• Possibilità di condividere documenti con singoli utenti o gruppi;
• Struttura in cartelle facilitata per una facile navigazione;
• Funzionalità di ricerca avanzate.

Possibilità di collaborare in modo efficiente

• Possibilità di inserire commenti e annotazioni, scambiando idee direttamente in piattaforma;
• Possibilità di assegnare delle deadlines;
• Tracciamento delle attività degli utenti;
• Integrazione con Microsoft 365.

Supporto multiformato e possibilità di visualizzare i file online.

Per maggiori informazioni ti invitiamo a scaricare il nostro documento dedicato alle soluzioni VDR. Se hai bisogno di ulteriori informazioni contattaci! I nostri esperti sono a tua completa disposizione per aiutarti a scegliere la soluzione VDR più idonea alle tue necessità!